Videokonferenzraum planen:
Kein Kabel-Chaos am Montagmorgen.
Ihr möchtet für euer Unternehmen einen Videokonferenzraum planen – und ein Setup, das nicht nur auf dem Papier funktioniert, sondern am Montag um 09:00 Uhr wirklich läuft? Dann seid ihr hier richtig.
Sehr oft passiert Folgendes: Es wird einfach mal ein Display bestellt. Der Karton steht im Raum. Und plötzlich kommen die echten Fragen:
- Wie montieren wir das Teil? (Halterung, VESA, Wandaufbau)
- Wie verbinden wir das Display für Präsentationen mit dem Laptop? (Kabel oder Wireless)
- Wie funktioniert das mit Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet im Raum?
- Warum klingt es in Meetings, als würde jemand in eine Chipstüte sprechen? (Laptop-Mikrofone sind schlicht nicht für Meetingräume gebaut)
Genau diese Punkte klären wir hier – mit Beispielen aus der Praxis und typischen Stolperfallen. Wenn danach noch Fragen offen sind: Meldet euch gerne bei Displaynd – idealerweise, bevor der Karton im Raum steht.
Das Grundprinzip: Ein guter Konferenzraum hat fünf Bausteine
Ein Konferenzraum ist nicht nur ein Display. Es ist ein Zusammenspiel aus fünf Bausteinen:
- Display – zu den Displays
- Halterung – zu den Halterungen
- Anschlusskonzept (Kabel oder Wireless) – Kabel & Signalmanagement
- Audio/Video (Kamera + Mikrofone + Lautsprecher) – zu den Video-Sound-Bars
- Konferenzplattform (BYOD vs. Appliance/Room System) – zu den Videokonferenzsystemen
In den Beispiel-Setups arbeiten wir u. a. mit Displays wie dem Samsung Flip, Videobars von Logitech, Signaltechnik von PureLink sowie Wireless-Präsentation mit Airtame.
Das richtige Display: Größe, Helligkeit, Haze und Touch
Wenn ihr ein Display für einen Meetingraum auswählt, entscheiden vier Kriterien darüber, ob später Begeisterung oder Augenschmerzen entstehen.
1) Die richtige Größe – abhängig von Sitzabstand und Inhalt
In Meetings geht es selten um Kinofilm-Qualität, sondern um Text, Tabellen, Dashboards und geteilte Screens. Groß genug ist daher kein Luxus, sondern Lesbarkeit.
- Huddle-Room (2–6 Personen): oft 55–65 Zoll bei kurzen Sitzabständen
- Mittelgroßer Raum (6–12 Personen): häufig 65–75 Zoll als Sweet Spot
- Boardroom / großer Raum: oft 85 Zoll+ oder Dual Display, abhängig vom Raumlayout
Displaygröße berechnen in 3 Schritten
Schritt 1: Größten Sitzabstand messen. Abstand vom Display bis zum entferntesten Sitzplatz entlang des Blickwegs – in Metern.
Schritt 2: Inhaltsart bestimmen. Je kleiner der Text und je mehr Tabellen/Details, desto größer muss das Bild sein:
- Detailreich (Tabellen, kleine Schrift, CAD): Abstand ≈ 4 × Bildhöhe
- Typischer Mix (Slides + Screensharing): Abstand ≈ 6 × Bildhöhe
- Eher Video / große Headlines: Abstand ≈ 8 × Bildhöhe
Daraus folgt: Bildhöhe = Abstand / Faktor
Schritt 3: Bildhöhe in Zoll-Diagonale umrechnen (16:9). Bei 16:9 gilt: Diagonale ≈ 2,04 × Bildhöhe. In Zoll: Diagonale in Zoll ≈ 80,3 × Bildhöhe in Metern.
Diagonale in Zoll basierend auf Sitzabstand und Inhaltstyp.
80,3 × Abstand (m) / Faktor
Beispiele bei 6,0 m Sitzabstand:
- Meetingraum-Mix (Faktor 6): 80,3 × (6,0 / 6) = 80 Zoll → in der Praxis 75–85 Zoll
- Video/Big Content (Faktor 8): 80,3 × (6,0 / 8) = 60 Zoll → in der Praxis 55–65 Zoll
- Detailreich (Faktor 4): 80,3 × (6,0 / 4) = 120 Zoll → hier sind LED-Wall oder Dual-Display sinnvoll
Wenn ihr häufig Screensharing und Videokacheln gleichzeitig nutzt (Teams Front Row, Zoom-Layouts), wird der Content-Bereich kleiner als gedacht. Im Zweifel eine Größe größer wählen – oder direkt Dual-Display planen.
2) Helligkeit (Nits / cd/m²)
Nits sind die Maßeinheit für die Leuchtdichte. Die Messpraxis der Hersteller unterscheidet sich allerdings – Prospektwerte werden oft unter idealen Bedingungen ermittelt und sind im Alltag nicht 1:1 abrufbar.
Beispiel: Ein Samsung Flip Pro WM75B wird mit 350 nit angegeben. In der Praxis – unter Berücksichtigung von Touch-Overlay, Entspiegelung und realen Bildmodi – sind eher 250–300 nit dauerhaft nutzbar. In hellen Meetingräumen mit großen Fensterflächen stößt man damit schnell an Grenzen und sollte ein leuchtstärkeres Modell wählen.
3) Entspiegelung und Haze
Haze beschreibt, wie stark eine Oberfläche Licht streut. Höhere Haze-Werte reduzieren Spiegelungen, können aber auch eine sichtbar matte Anmutung erzeugen. In Meetingräumen ist weniger Spiegelung fast immer der bessere Deal.
Praxis-Tipp: Wenn euer Raum Fensterflächen oder starke Lichtquellen gegenüber dem Display hat, priorisiert Anti-Glare mit einem guten Haze-Wert. Wer sich noch an die Ära der hochglänzenden Laptop-Displays erinnert: Die Farben waren schön, das Arbeiten damit war eine Qual. Für Meetingräume gilt dasselbe.
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4) Touch – ja oder nein?
Touch macht Sinn, wenn ihr wirklich gemeinsam arbeitet: Whiteboard, Workshops, Annotieren, Sales-Storyboards. Braucht ihr das nicht und das Display ist reine Präsentationsfläche – kein Problem, das Setup wird einfacher. (Ehrlich gesagt ist es trotzdem cool, wenn man direkt am Display durch Excel wischen kann.)
Technisch gilt: Touch braucht ein durchdachtes Anschlusskonzept (Touchback). Viele Touch-Displays übertragen Touch-Daten über einen USB-Upstream-Port. Das bedeutet in der Praxis fast immer zwei Kabel: Video zum Display (HDMI) und USB zurück zum Laptop für Touchback. Ausnahme: USB-C mit DP Alt Mode, wenn das Display Video, USB und Laden über ein einziges USB-C-Kabel sauber unterstützt.
Die passende Halterung: VESA, Traglast, Wand und Rollwagen
Die Halterung ist das Teil, das unscheinbar im Hintergrund steht – aber extrem wichtig ist.
1) VESA verstehen – und warum das allein nicht reicht
VESA ist der Standard für Lochbilder an Displays. Beim Samsung Flip Pro WM75B wird typischerweise VESA 400 × 400 mm angegeben. Das ist die Grundvoraussetzung – aber eben nicht alles.
- Lochbild (VESA) muss zur Halterung passen
- Traglast der Halterung muss zum Displaygewicht passen
- Reserve einplanen: Videobar, Kabelkanal, ggf. OPS-PC kommen noch dazu
Wichtig bei neigbaren, schwenkbaren Halterungen und Rollwagen: Neben VESA und Gewicht ist immer die maximal freigegebene Bildschirmgröße des Herstellers entscheidend. Ein Display, das größer ist als vorgesehen, kann den Neig- oder Schwenkbereich blockieren. Bei Rollwagen kommt Kippschutz als weiterer Sicherheitsaspekt dazu – besonders bei großen, schweren Touch-Displays.
Auf den folgenden Bildern seht ihr die Hagor BrackIT XL HD II – eine Wandhalterung, die VESA von 200 × 200 mm bis 800 × 600 mm abdeckt, ausziehbar und schwenkbar ist und einen Niveauausgleich von ± 2° bietet.
2) Traglast und Wandaufbau
Trockenbau: Eine Gipskarton-Wand trägt mehr als man denkt – wenn die Halterung richtig befestigt wird. Wie das geht, erklärt euch am besten euer Trockenbauer.
Beton/Ziegel: Dankbar für Halterungen, aber Kabelwege, Bohrbild und Höhe sauber vorplanen. Persönlicher Tipp aus der Praxis: Hochlochziegel werden niemals mit Schlagbohrer gebohrt. 😊
Wenn Unsicherheit besteht: Rollwagen oder Boden-Wand-Halterungen sind häufig die stressfreiere Alternative.
3) Halterungsarten – wann welche Sinn macht
- Wandhalterung fix: schlank, günstig, ideal bei gutem Servicezugang.
- Neigbar/ausziehbar: sinnvoll bei Blendproblemen oder wenn ihr hinter das Display kommen müsst.
- Rollwagen: perfekt für flexible Räume oder wenn die Wand nicht geeignet ist.
- Deckenhalterung: Spezialfall bei Glaswänden oder besonderer Architektur – Statik und Freigaben prüfen.
- Boden-Wand-Halterung: entlastet die Wand, wirkt optisch wie eine klassische Wandmontage.
Kabel oder Wireless? Anschlusskonzepte, Längen und Stolperfallen
In fast jedem Meetingraum entscheidet das Anschlusskonzept darüber, ob das System geliebt und täglich genutzt wird – oder ob nach drei Wochen niemand mehr ansteckt und alle wieder auf dem Laptop-Display sitzen.
Praxis-Tipp: Oft reicht schon ein kleiner Zettel am Tisch mit der Anleitung: Display einschalten, USB-C Kabel anstecken, loslegen.
Bei der Verkabelungsplanung stellen wir uns folgende Fragen:
- Können wir Kabel unsichtbar vom Display zum Tisch führen?
- Wie lang ist die Strecke wirklich? (Kabelweg, nicht Luftlinie)
- Muss Touchback funktionieren?
- Soll es 1 Kabel rein – und fertig sein?
- HDMI 2.0 ist relevant für 4K@50/60 und hohe Bandbreiten.
- Passive HDMI-Kabel für 4K@60 Hz sind nur auf kurzen Strecken zuverlässig.
- USB hat je nach Standard eine Längenbegrenzung – für mehr als 5 m braucht es aktive Kabel, Repeater oder Extender.
Merksatz: 7–8 Meter bis zum Display ist genau die Zone, in der ihr entweder hochwertig aktiv verkabelt oder direkt auf eine Extender-Architektur (HDBaseT) setzt.
Szenario A: 1× USB-C
Laptop anstecken, alles läuft. Das Ideal für BYOD-Räume.
Das Ziel
Ein USB-C Kabel liefert Video, Audio (Videobar), Touchback, LAN und Laden für den Laptop – alles gleichzeitig.
Szenario B: HDBaseT
HDMI und USB über CAT-Kabel – mehr Reichweite, sauberere Installation.
Die Technik
HDBaseT überträgt A/V-Signal, USB und je nach System auch Netzwerk über ein einziges Category-Kabel.
Szenario C: Wireless
Wireless-Präsentation mit Airtame 3 – keine Kabel im Alltag.
Euer Vorteil
Ideal, wenn keine Kabel vom Display zum Tisch verlegt werden sollen. Touchback ist über Miracast realisierbar.
Videokonferenzbar und Raum-Audio: MeetUp 2 vs. Rally Bar
Warum Laptop-Mikrofon und Laptop-Kamera im Meetingraum fast immer scheitern: Abstand und Akustik. Je weiter die Teilnehmenden wegsitzen und je härter die Oberflächen (Glas, Beton, große Tische), desto schneller klingt alles wie ein Anruf aus der Bahnhofshalle.
Logitech MeetUp 2 und Rally Bar dienen hier als Beispiele – es gibt auch äquivalente Lösungen anderer Hersteller.
Huddle Rooms / kleine Räume: Logitech MeetUp 2
Die Logitech MeetUp 2 ist als All-in-One USB-Konferenzkamera für kleinere Räume konzipiert und auf USB-Deployments ausgerichtet. Planungsrelevant: USB-basierter Anschluss – ihr braucht eine stabile USB-Strecke zum Laptop oder Raum-PC.
Mittelgroße bis große Räume: Logitech Rally Bar
Für größere Räume wird Skalierbarkeit wichtig. Die Logitech Rally Bar lässt sich je nach Setup über zusätzliche Mikrofon-Pods erweitern.
- Kleiner Raum: Videobar als All-in-One ist ideal – preislich und praktisch.
- Mehr Personen, größerer Abstand, viele harte Flächen: Tischmikrofone bringen spürbaren Qualitätssprung.
- Sehr große Räume oder Premium-Anforderungen: Deckenmikrofone und professionelle DSP-Setups werden relevant.
Alternativen: Je nach Projekt sind auch Lösungen von ViewSonic interessant.
Teams, Zoom, Meet – Laptop (BYOD) oder Appliance?
Hier entscheidet sich, ob der Raum laptop-zentriert oder raum-zentriert ist. Beides kann richtig sein – fühlt sich aber im Alltag komplett anders an.
Option 1: BYOD – der Laptop übernimmt die Konferenz
- Vorteile: Die Nutzer arbeiten mit ihrem Tool, ihrem Account, ihrem Workflow. Einstieg günstiger, Updates laufen über den Laptop.
- Nachteil: Erfahrung hängt vom Nutzer-Setup ab. Adapter, Treiber, Rechte, Akkustand – alles kann zur Überraschung werden.
Gute Nachricht: Ein sauberes USB-C One-Cable-Setup entschärft diesen Nachteil massiv.
Option 2a: Appliance – Room System in der Videobar
Bei einer Appliance läuft die Room-Software direkt auf dem Konferenzgerät (z. B. der Videobar) – ohne separaten Raum-PC. Das ermöglicht One-Touch Join, zentrale Verwaltung und eine konsistente Nutzererfahrung.
- Vorteile: Stabiler Betrieb, weniger Benutzerfehler. IT kann Updates, Policies und Rollouts zentral steuern. Audio und Video sind standardisiert.
- Nachteil: Man legt sich auf einen Anbieter fest (z. B. Microsoft Teams Rooms oder Zoom Rooms). Ein Wechsel erfordert in der Regel einen vollständigen Reset und Neueinrichtung – diese Entscheidung sollte langfristig getroffen werden.
Wann ist eine Appliance meist besser? Wenn der Raum häufig genutzt wird, One-Touch Join wichtig ist und die IT eine wartungsarme, standardisierte Lösung möchte.
Option 2b: PC-based Room System
Bei einem PC-based Room System läuft die Room-Software auf einem separaten Raum-PC. Kamera, Mikrofone und Lautsprecher sind Peripherie, die an diesen PC angebunden wird.
- Vorteile: Hohe Flexibilität bei Hardware-Kombinationen (z. B. separate Kamera, DSP, Deckenmikrofone), mehr Erweiterbarkeit, klare Trennung von Compute und A/V-Peripherie.
Wann ist PC-based besser? Bei komplexeren Räumen, besonderen Akustikanforderungen oder wenn ein separater Raum-PC nach IT-Standard gewünscht ist.
Bonus: Digital Signage außerhalb von Meetings
Ein 55 Zoll Display oder größer, das außerhalb von Meetings schwarz bleibt, verschenkt täglich Potenzial.
Die meisten Displays haben mehr als einen HDMI-Eingang. Man könnte also auch eine Playstation anschließen. (Nicht ganz ernst gemeint – oder doch? Je nach Firmenkultur. Es soll vorgekommen sein, dass Meetingräume in WM-Zeiten plötzlich sehr stark genutzt wurden. 😉)
Lass uns gemeinsam planen
Wir prüfen mit euch in wenigen Minuten die Raumdaten und sagen euch, welche Setups infrage kommen – inklusive konkreter Teileliste.