E-Rechnung – XRechnung, Leitweg-ID und BT-10 erklärt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Für Behörden, Schulen und öffentliche Einrichtungen ist sie bei der Beschaffung von Digital Signage und AV-Technik verpflichtend. Die Leitweg-ID im Feld BT-10 adressiert dabei den Rechnungsempfänger.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisiert verarbeiten lässt – ein PDF genügt dafür nicht. Für Bund, Länder, Kommunen, Schulen und Hochschulen ist dieser Weg gesetzlich vorgeschrieben. Die Leitweg-ID im Datenfeld BT-10 sorgt dafür, dass die Rechnung die richtige Stelle erreicht.
Diese Seite erklärt die Begriffe, die in Ausschreibungen und Bestellungen öffentlicher Auftraggeber immer wieder auftauchen – damit Ihre Beschaffung von Display- und Medientechnik nicht an der Rechnungsstellung hängen bleibt. Play statt Pause, auch in der Verwaltung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen. Grundlage sind § 14 UStG, die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Für Lieferungen an den Bund ist sie seit dem 27. November 2020 verpflichtend.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich ohne Medienbruch automatisiert weiterverarbeiten lässt. Maßgeblich ist die Definition in § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz: Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein per E-Mail versendetes PDF erfüllt diese Anforderung ausdrücklich nicht – es gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung, selbst wenn es maschinell erzeugt wurde.
Für öffentliche Auftraggeber gilt die Pflicht bereits deutlich länger als für die Privatwirtschaft. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die in Deutschland über die E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes sowie über die Verordnungen der Länder umgesetzt wurde. Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung müssen ihre Rechnungen seit dem 27. November 2020 elektronisch stellen. Papier bleibt nur in eng begrenzten Fällen zulässig, etwa bei Direktaufträgen bis 1.000 Euro netto.
Für Behörden, Schulen und kommunale Einrichtungen bedeutet das: Auch die Beschaffung von Digital Signage und AV-Technik läuft über denselben Rechnungsweg wie jede andere Vergabe. Wer ein Display, eine Digital Signage Stele oder eine komplette Medientechnik-Ausstattung bestellt, muss dem Lieferanten die eigene Leitweg-ID mitteilen. Ohne diese Kennung kann die Rechnung technisch nicht zugestellt werden – und die Zahlung verzögert sich.
Wie funktioniert eine E-Rechnung technisch?
Eine E-Rechnung besteht aus XML-Daten nach EN 16931. Die Leitweg-ID besteht aus Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern), optionaler Feinadressierung (bis 30 Zeichen) und einer zweistelligen Prüfziffer nach ISO/IEC 7064 Modulo 97-10. Sie wird im Feld BT-10 Käuferreferenz übertragen. Die Zustellung an den Bund erfolgt über die OZG-RE per Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol.
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
Technisch ist eine E-Rechnung eine XML-Datei. Sie folgt dem semantischen Datenmodell der EN 16931, das jedes Rechnungsdetail als eindeutig nummerierten Business Term (BT) beschreibt. Erlaubt sind zwei Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Welche davon Ihr Haus erwartet, hängt allein vom eingesetzten Rechnungseingangssystem ab – der Inhalt ist in beiden Fällen identisch.
XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931 und für öffentliche Auftraggeber der Standardfall. Aktuell gilt Version 3.0, ausgeliefert im Bundle 3.0.2. Alternativ ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zulässig – jedoch nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Die Leitweg-ID identifiziert die rechnungsempfangende Stelle eindeutig und steuert die Weiterleitung im Verwaltungsnetz. Sie wird im Feld BT-10 „Käuferreferenz“ übertragen und ist bei XRechnung ein Pflichtfeld.
Die Übermittlung an den Bund läuft seit September 2025 ausschließlich über die OZG-RE. Die frühere ZRE wurde abgeschaltet. Länder und Kommunen betreiben teils eigene Portale, akzeptieren aber überwiegend denselben Standard.
Aufbau der Leitweg-ID
2 bis 12 Ziffern. Bildet Bund oder Bundesland ab, optional ergänzt um Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeindekennzahl. Pflichtbestandteil.
Bis zu 30 Zeichen aus A bis Z und 0 bis 9, nicht case-sensitiv. Optional. Die Behörde vergibt sie selbst, um einzelne Ämter oder Sachgebiete zu unterscheiden.
Zwei Ziffern nach ISO/IEC 7064 Modulo 97-10 – dasselbe Verfahren wie bei der IBAN. Pflichtbestandteil, wird beim Rechnungseingang automatisch geprüft.
Eine Leitweg-ID ist damit mindestens 5 und höchstens 46 Zeichen lang. Sie wird von der empfangenden Stelle vergeben und dem Lieferanten mit dem Auftrag mitgeteilt – Lieferanten dürfen sie weder selbst bilden noch aus anderen Kennungen ableiten.
Die wichtigsten Datenfelder (Business Terms)
| Feld | Bezeichnung | Bedeutung in der Praxis |
|---|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer des Lieferanten. Pflicht. |
| BT-2 | Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum im Format JJJJ-MM-TT. Pflicht. |
| BT-9 | Fälligkeitsdatum | Zahlungsziel. Steuert Skontofristen und Mahnläufe. |
| BT-10 | Käuferreferenz | Trägt bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. In XRechnung immer Pflicht – ohne korrekten Wert wird die Rechnung abgewiesen. |
| BT-13 | Bestellreferenz | Bestell- oder Auftragsnummer der Behörde. Viele Häuser fordern sie zusätzlich zur Leitweg-ID an. |
| BT-23 | Geschäftsprozesstyp | Kennzeichnet den Prozess, im XRechnung-Umfeld typischerweise urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0 |
| BT-24 | Spezifikationskennung | Sagt dem Empfänger, gegen welches Regelwerk validiert wird: urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0 |
Übertragungswege der OZG-RE
Geführtes Onlineformular ohne eigene Software. Sinnvoll bei wenigen Rechnungen im Jahr.
Fertige XML-Datei manuell hochladen. Der Standardweg für kleinere Lieferanten.
Nach Registrierung erhält der Lieferant eine feste Adresse für den Rechnungsversand.
Maschine-zu-Maschine über einen Access Point. Die Peppol-ID öffentlicher Stellen setzt sich aus dem Präfix 0204: und der Leitweg-ID zusammen.
E-Rechnung in der Beschaffung von Digital Signage und AV-Technik
Rathäuser, Bürgerbüros, Schulen, Hochschulen und Landesbehörden beschaffen Displays, Stelen und Medientechnik über dieselben Vergabe- und Rechnungswege wie jede andere Leistung. Die Leitweg-ID gehört deshalb in jede Bestellung. Bei Displaynd tragen Sie Leitweg-ID und Bestellreferenz im Bestellprozess selbst ein und pflegen sie im Kundenkonto; die technische Abwicklung der XRechnung übernehmen wir im Hintergrund.
Einsatzbereiche in Digital Signage & AV
Die E-Rechnung ist kein Thema der Buchhaltung allein. Sie entscheidet mit darüber, wie schnell ein Projekt abgerechnet und abgeschlossen wird. In diesen vier Situationen begegnet sie öffentlichen Auftraggebern besonders häufig.
Digitale Wegeleitung und Aufrufanlagen
Stelen im Foyer, Aufrufdisplays über den Schaltern, digitale Aushänge im Wartebereich: Solche Installationen werden meist als Gesamtpaket aus Hardware, Halterung und Software vergeben. Die Rechnung dazu läuft als XRechnung über die Rechnungseingangsplattform des jeweiligen Landes oder des Bundes.
Praxistipp: Hinterlegen Sie die Leitweg-ID direkt in der Bestellung oder im Rahmenvertrag – nicht erst bei der Rechnungsprüfung.
Beschaffung über Förderprogramme
Bei geförderten Ausstattungen – etwa interaktiven Displays für Klassenräume – müssen Rechnungen für den Verwendungsnachweis eindeutig zuordenbar sein. Die strukturierten Felder der E-Rechnung liefern genau das: Bestellreferenz, Leistungszeitraum und Positionsdaten maschinenlesbar.
Hintergrund zur geförderten Ausstattung finden Sie im Ratgeber Digitalpakt II mit Airtame.
Dauerbetrieb in Publikumsbereichen
Ein Display im Empfangsbereich läuft in Behörden oft während der gesamten Öffnungszeit, in Kliniken und Verkehrsbetrieben rund um die Uhr. Professionelle Geräte mit Freigabe für den 24/7 Betrieb sind hier Pflicht, weil Garantie und Beschaffungsrichtlinien darauf abstellen.
Der Anspruch ist derselbe wie bei der Rechnung: Es soll ohne Nacharbeit durchlaufen – Play statt Pause.
Medientechnik für Gremien und Besprechung
Konferenztechnik, Videokonferenzsysteme und Präsentationsdisplays werden häufig über mehrjährige Rahmenverträge abgerufen. Jeder Abruf erzeugt eine eigene Rechnung – und jede davon benötigt die passende Leitweg-ID der abrufenden Stelle, die sich je Amt unterscheiden kann.
Displaynd stellt Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als XRechnung aus. Ihre Leitweg-ID wird bei der Bestellung erfasst und in Feld BT-10 übernommen.
Sie tragen ein, wir kümmern uns um den Rest
Für eine E-Rechnung von Displaynd müssen Sie weder anrufen noch ein Formular anfordern. Alle Angaben, die für die elektronische Rechnungsstellung nötig sind, hinterlegen Sie selbst – direkt im Bestellprozess oder jederzeit in Ihrem Kundenkonto. Die technische Abwicklung übernehmen wir anschließend im Hintergrund: Ihre Angaben werden in die korrekten Felder der XRechnung übernommen und die Rechnung geht auf dem Weg raus, den Ihr Haus erwartet.
Damit bleibt die Bestellung von Display- und Medientechnik das, was sie sein sollte: ein Vorgang von wenigen Minuten – und kein Abstimmungsprojekt zwischen Einkauf, Kämmerei und Lieferant.
Leitweg-ID, Bestell- oder Auftragsnummer und abweichende Rechnungsanschrift geben Sie beim Abschluss der Bestellung direkt mit an.
Ihre Angaben lassen sich im Kundenkonto jederzeit ändern – etwa wenn eine neue Feinadressierung dazukommt oder ein Amt umzieht. Folgebestellungen übernehmen den aktuellen Stand automatisch.
Formatwahl, Feldzuordnung und Zustellung laufen bei uns im Hintergrund. Sie erhalten eine normkonforme Rechnung, ohne sich mit XML, Profilen oder Plattformen befassen zu müssen.
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF – der Vergleich
XRechnung ist reines XML und der Standardfall für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML und ist ab Version 2.0.1 zulässig, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Ein reines PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr.
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF?
Alle drei Begriffe tauchen in Vergabeunterlagen auf, meinen aber sehr Unterschiedliches. Nur die ersten beiden erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung – und auch bei ZUGFeRD kommt es auf das Profil an.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | PDF per E-Mail |
|---|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (Hybrid) | Nur Bilddaten bzw. Text ohne Struktur |
| Norm-Konformität | Ja – CIUS der EN 16931 | Ja ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC-WL | Nein – gilt als sonstige Rechnung |
| Für Behörden | Standardfall, von allen Plattformen akzeptiert | Möglich, wenn die empfangende Stelle es zulässt | Nur in Ausnahmefällen, etwa Direktauftrag bis 1.000 € netto |
| Für Menschen lesbar | Erst nach Visualisierung im Viewer | Direkt – das PDF ist Teil der Datei | Direkt |
| Aktueller Stand | Version 3.0, Bundle 3.0.2 (Stand Anfang 2026) | Version 2.5 seit Juni 2026; 2.5.2 gilt ab 01.09.2026 | Kein Standard, keine Versionierung |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen | Rechnungen zwischen Unternehmen, gemischte Empfängerkreise | Belege an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen |
Beschaffen Sie als öffentlicher Auftraggeber, verlangen Sie XRechnung und nennen Sie die Leitweg-ID bereits in der Vergabeunterlage. Das ist der Weg mit den wenigsten Rückläufern, weil ihn jede Rechnungseingangsplattform ohne Zusatzvereinbarung verarbeitet.
ZUGFeRD ist dann sinnvoll, wenn dieselbe Rechnung zusätzlich manuell geprüft oder in einer Papierakte abgelegt wird – das eingebettete PDF spart den Umweg über einen Viewer. Achten Sie darauf, ein Profil ab EN 16931 zu vereinbaren; MINIMUM und BASIC-WL sind umsatzsteuerlich nicht ausreichend.
Ein reines PDF sollten Sie nur noch dort akzeptieren, wo das Gesetz es ausdrücklich zulässt – etwa bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto oder bei Direktaufträgen des Bundes bis 1.000 Euro netto.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Antworten zu Definition, Leitweg-ID, Feld BT-10, Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD, Wertgrenzen sowie zum Vorgehen bei fehlender oder falscher Leitweg-ID.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Die Punkte, die in der Beschaffung öffentlicher Einrichtungen am häufigsten für Rückfragen sorgen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Eingescannte Belege und normale PDF-Dateien erfüllen diese Anforderung nicht und gelten seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung.
Die Leitweg-ID ist eine bundesweit eindeutige Kennung, mit der eine rechnungsempfangende öffentliche Stelle adressiert wird. Sie besteht aus einer Grobadressierung von 2 bis 12 Ziffern, einer optionalen Feinadressierung von bis zu 30 Zeichen und einer zweistelligen Prüfziffer, insgesamt also 5 bis 46 Zeichen. Vergeben wird sie von der öffentlichen Stelle selbst; Lieferanten erhalten sie mit dem Auftrag, in der Bestellung oder auf Nachfrage bei der Rechnungsstelle.
BT-10 ist die Feldnummer der Käuferreferenz im semantischen Datenmodell der EN 16931. In Deutschland wird in diesem Feld die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers übertragen. Bei XRechnung ist BT-10 ein Pflichtfeld: Fehlt der Wert oder ist er formal falsch, weist die Rechnungseingangsplattform die Datei bereits bei der Validierung zurück.
XRechnung ist eine reine XML-Datei und die deutsche Ausprägung der EN 16931 für den öffentlichen Sektor. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei, das sowohl maschinell verarbeitet als auch direkt gelesen werden kann. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, ZUGFeRD allerdings erst ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, weil dort umsatzsteuerlich erforderliche Angaben fehlen.
Grundsätzlich unabhängig vom Wert: Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung stellen ihre Rechnungen seit dem 27. November 2020 elektronisch. Eine Ausnahme besteht für Direktaufträge, deren Rechnungsbetrag 1.000 Euro netto nicht übersteigt – hier bleibt eine Papier- oder PDF-Rechnung zulässig. Länder und Kommunen regeln Schwellenwerte in eigenen Verordnungen, weshalb ein Blick in die jeweilige Landesregelung sinnvoll ist.
Drei Angaben verhindern die meisten Verzögerungen: die korrekte Leitweg-ID der abrufenden Stelle, eine Bestell- oder Auftragsnummer für das Feld BT-13 und der gewünschte Übertragungsweg. Nennen Sie diese Punkte bereits in der Vergabeunterlage oder im Rahmenvertrag. Bei mehreren Ämtern oder Standorten lohnt es sich zu prüfen, ob je Stelle eine eigene Feinadressierung existiert.
Die Rechnung wird nicht zugestellt. Ist die Prüfziffer nicht plausibel, scheitert bereits die formale Validierung und der Lieferant erhält eine Fehlermeldung. Ist die Leitweg-ID formal gültig, aber die falsche, landet die Rechnung bei einer anderen Stelle und muss neu ausgestellt werden. In beiden Fällen beginnt die Zahlungsfrist erst mit dem korrekten Eingang – eine Korrektur sollte deshalb nicht auf die nächste Mahnung warten.
Ja. Für öffentliche Auftraggeber stellt Displaynd Rechnungen im Format XRechnung aus. Sie müssen das nicht gesondert beantragen: Leitweg-ID und Bestellreferenz tragen Sie im Bestellprozess selbst ein und können sie jederzeit in Ihrem Kundenkonto pflegen. Die Angaben werden in die Felder BT-10 und BT-13 übernommen, um Format und Zustellung kümmern wir uns im Hintergrund.
Digital Signage für Behörden – Angebot mit E-Rechnung
Displaynd beliefert öffentliche Auftraggeber und stellt Rechnungen als XRechnung mit Leitweg-ID im Feld BT-10 aus.
Beschaffung ohne Rechnungsstau
Ob Stele im Bürgerbüro, Displaywand im Sitzungssaal oder Ausstattung ganzer Klassenräume: Wir beliefern öffentliche Auftraggeber und rechnen als XRechnung mit Ihrer Leitweg-ID ab. Die tragen Sie im Bestellprozess selbst ein und pflegen sie im Kundenkonto – um alles Weitere kümmern wir uns im Hintergrund.
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